Eventanfragen im Restaurant automatisieren: Schluss mit dem Angebots-Pingpong
Firmenfeier, Geburtstag, Hochzeit: Event-Anfragen sind wertvoll – und fressen Zeit. So beantwortest du sie in Sekunden statt Tagen und gewinnst mehr Buchungen als die Konkurrenz.
Warum Event-Anfragen so oft versanden
Der typische Ablauf: Eine Anfrage kommt per Telefon oder Kontaktformular – ohne Budget, ohne Personenzahl, ohne klare Vorstellung. Es folgen Rückrufe, E-Mail-Schleifen, vielleicht ein Vorgespräch. Bis das Angebot steht, vergehen Tage.
Das Problem: Wer eine Feier plant, fragt selten nur bei einem Haus an. Gewinnen wird meist der Betrieb, der zuerst ein konkretes, seriöses Angebot liefert. Geschwindigkeit ist bei Event-Anfragen der größte Wettbewerbsvorteil.
Was ein Sofort-Angebot leisten muss
Ein gutes Sofort-Angebot beantwortet die drei Fragen, die jeder Gastgeber zuerst stellt: Was kostet es pro Person? Was ist enthalten? Was kostet der ganze Abend? Dafür braucht es definierte Pakete – etwa Getränke Basis, Premium und Open Bar sowie Buffet- oder Menü-Stufen – mit klaren Preisen pro Person.
Extras wie DJ, Deko oder Fotograf, eine Raummiete und ein Mindestumsatz gehören ebenfalls hinein. Wichtig: Das Angebot ist als unverbindliche Schätzung gekennzeichnet – die Feinheiten klärst du im Gespräch, aber der Rahmen steht.
Selbstbedienung dreht die Logik um
Statt dass du jede Anfrage einzeln qualifizierst, konfiguriert der Gast sein Event selbst: Anlass, Gästezahl, Termin, Pakete, Extras – und erhält sofort ein PDF mit der Kalkulation. Was bei dir ankommt, ist kein vager Wunsch mehr, sondern ein fertig qualifizierter Lead mit Budgetrahmen und Kontaktdaten.
Der Nebeneffekt: Auch Anfragen außerhalb deiner Öffnungszeiten – abends auf dem Sofa wird am meisten geplant – werden sofort bedient, statt bis zum nächsten Tag zu warten.
Die Zahlen dahinter
Rechne selbst: Wenn du pro Event-Anfrage 45 Minuten für Rückfragen und Angebotserstellung brauchst und im Monat zehn Anfragen bekommst, sind das über sieben Arbeitsstunden – Monat für Monat. Ein Sofortrechner reduziert das auf die Minuten, die das finale Abstimmungsgespräch dauert.
Dazu kommt der Umsatzeffekt: Schnellere Antworten bedeuten mehr gewonnene Events, und ein klar strukturiertes Angebot mit Extras verkauft Zusatzleistungen, die am Telefon oft untergehen.
Kostenlos umsetzen
In Tiktable ist der Event-Sofortrechner enthalten: Pakete, Staffelpreise nach Gästezahl, Zusatzoptionen, Raummiete und Mindestumsatz legst du im Dashboard fest, jedes Element einzeln aktivierbar. Gäste konfigurieren ihr Event auf deiner Mini-Website, das Angebot entsteht automatisch – und die Anfrage landet als Lead mit Status-Pipeline bei dir.
Häufige Fragen
Verschrecke ich Gäste, wenn Preise sofort sichtbar sind?+
Im Gegenteil: Transparente Preise qualifizieren. Wer das Budget kennt und trotzdem anfragt, ist ein ernsthafter Interessent – und du sparst dir Gespräche mit unpassenden Budgetvorstellungen.
Was, wenn der Gast etwas Individuelles möchte?+
Das Sofort-Angebot ist der Einstieg, kein Korsett. Sonderwünsche klärst du wie bisher persönlich – nur eben auf Basis eines konkreten Rahmens statt bei null.
Brauche ich dafür eine eigene Website?+
Nein. Der Rechner läuft auf deiner Tiktable-Mini-Website und lässt sich von dort verlinken oder per QR-Code teilen – zum Beispiel in deiner E-Mail-Signatur oder auf Instagram.